Convierte tus Documentos en Información que Aprovechar
Digitalizamos, organizamos e indexamos tus documentos con tecnología de búsqueda propia, para que encuentres cualquier contrato, factura o expediente en segundos — y extraigas los datos que necesitas sin abrir documento por documento. Es gestión documental con motor de búsqueda propio, conocido como IDP.
El diferenciador: motor de búsqueda propio, no solo OCR
La mayoría de los servicios de digitalización se detienen en el escaneo y el OCR de fábrica — el texto queda “leído”, pero sigue siendo difícil de encontrar o de aprovechar. Datalo desarrolló su propio software de indexación y búsqueda: toma el OCR inicial, lo limpia, mejora, y construye un acervo documental completamente accesible. Es tecnología propia de Datalo, no un servicio de terceros integrado — y es el mismo motor que potencia Firmalo y Datalo APIs.
Otro diferenciador poco común: el estampado de integridad (NOM-151) que ofrecemos no se limita a PDFs — aplica a cualquier tipo de archivo que necesite verificación de integridad y no alteración. (audio, video, fotografías, etc.)
¿Qué incluye el servicio?
Digitalización de alto volumen / Carga de archivos por API
Resoluciones hasta 600 DPI, escáner de alta producción, blanco y negro a color, salida en PDF/PDF-A, TIFF o JPG. Ó carga tus archivos a través de nuestra API de indexación.
Búsqueda inteligente sobre tus documentos
Tomamos el OCR de tus documentos, lo mejoramos, e indexamos todo el contenido para que puedas buscar por texto, no solo navegar carpetas.
Extracción automática de datos
Con el texto ya limpio e indexado, extraemos datos específicos de contratos, facturas u otros tipos de documentos, sin captura manual.
Conecta tus documentos con tus reportes y flujos de trabajo
Instalamos y configuramos herramientas de BI (como Metabase) o automatizamos flujos con n8n sobre los datos que ya salen de tu archivo indexado. No hacemos integraciones abiertas a la medida con sistemas ERP.
Validez legal e integridad (NOM-151)
Sello de tiempo e integridad conforme al Código de Comercio, aplicable a cualquier tipo de archivo que necesite comprobar que no fue alterado, no solo PDFs, audio, video y fotografías.
Identificación automática de tipos de documento
Dentro de un expediente compuesto por varios documentos (por ejemplo, un expediente de RH), identificamos automáticamente qué tipo de documento es cada uno. (Contrato, Comprobante, Nomina, Actas).
Cómo se relaciona con Digitalización de Documentos
Son dos servicios que se complementan, no que se traslapan. Digitalización de Documentos es la puerta de entrada: el escaneo, la captura y el control de calidad. Este servicio es el paso siguiente: toma documentos digitales — digitalizados por nosotros o ya digitalizados por ti — y los convierte en un acervo buscable, con datos extraíbles e integridad verificable. Si ya tienes tus documentos digitalizados, puedes cargarlos directo a la plataforma o conectarlos vía API.
Casos de uso
Contratos
Encuentra cláusulas, fechas de vencimiento o partes involucradas sin releer cada documento.
Expedientes de recursos humanos
Identifica automáticamente qué documentos componen cada expediente y extrae los datos que necesitas.
Facturas y documentos contables
Extrae montos, fechas y folios sin captura manual.
Cómo trabajamos
- 1
Digitalizamos
Tus documentos, o recibimos los que ya digitalizaste.
- 2
Indexamos
Con nuestro motor de búsqueda.
- 3
Extraemos
Los datos que necesitas de cada tipo de documento.
- 4
Conectamos
Esos datos con tus reportes o flujos de trabajo, si lo necesitas.
¿Listo para dejar de buscar documentos uno por uno?
Agenda una consultoríaPreguntas frecuentes
- Es el nombre técnico de este servicio: la combinación de digitalización, OCR, indexación y extracción de datos que convierte documentos físicos o digitales en información recuperable y lista para usar. En Datalo lo ofrecemos como parte de nuestra gestión documental, con motor de búsqueda propio.
- Es el proceso que convierte el texto de tus documentos digitalizados en contenido útil — en lugar de abrir archivo por archivo, buscas una palabra, un nombre o un número de contrato y encuentras el documento exacto al instante.
- El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite hacer el texto legible para una computadora, pero no siempre es fácil de buscar ni está listo para extraer datos automáticamente. Nuestro software toma ese OCR, lo mejora, indexa todo el contenido y te da una plataforma de búsqueda real, sin tener que abrirlos, ni navegar entre carpetas, además permite la extracción de datos.
- Es la norma que da validez legal a la integridad y fecha de un documento electrónico, conforme al Código de Comercio — sirve para comprobar que un archivo no fue alterado desde que se firmó o generó. Lo aplicamos a cualquier tipo de archivo que lo necesite, no solo PDFs.
- Instalamos y configuramos herramientas de BI (como Metabase) sobre tus datos y automatizamos flujos con n8n. No ofrecemos integraciones abiertas a la medida con ERPs de terceros — si lo necesitas, con gusto platicamos qué alternativa acotada puede resolver tu caso.
- Sí. Puedes cargarlos directo a la plataforma o conectarlos vía API para arrancar el proceso de indexación, sin pasar por nuestro servicio de digitalización primero.