Gestión documental y archivos
Transformamos los documentos físicos y digitales de tu organización en un activo bajo control. Si eres una empresa privada, optimizamos tu operación y mitigamos riesgos legales con estándares internacionales (Records Management). Si eres una institución pública, garantizamos tu cumplimiento con la Ley General de Archivos (LGA).
Para el Sector Público: Blindaje y Cumplimiento LGA. Instalar tu Sistema Institucional de Archivos no es opcional. Diseñamos e implementamos los instrumentos archivísticos que exige la Ley General de Archivos para evitar observaciones de órganos de control, riesgos en entregas-recepción y asegurar la rendición de cuentas.
Para el Sector Privado: La Información como Activo Operativo. La información sin gobierno es una pasivo financiero. Ayudamos a las empresas a implementar *Records & Information Management* (RIM): controlamos el ciclo de vida de contratos, facturas y expedientes para reducir tiempos de búsqueda, responder a auditorías fiscales y cumplir con la LFPDPPP evitando la retención innecesaria de datos.
¿Qué incluye el servicio?
La gestión de la información, es aplicable tanto a archivo físico, documentos digitales y a cualquier información que la institución administre.
Valoración documental / Information Governance
Analizamos la legislación aplicable a tu institución o sector y fijamos los plazos de conservación o eliminación segura de tus documentos. Information Governance, Records Retention Schedule.
Instalación del Sistema Institucional de Archivos / Records Management
Te acompañamos a construir, diseñar y operar tu sistema de records management conforme a la ley o sistemas institucionales. Puedes agregar inventarios documentales, manuales de procedimientos y políticas de consulta y control por separado.
Auditoría
Examinamos minuciosamente cada etapa de tus procesos de tratamiento de datos y gestión documental, verificando la efectividad de los controles y el apego regulatorio. Identificamos desviaciones operativas, vulnerabilidades y riesgos concretos.
El núcleo del Sistema Institucional de Archivos
Estos tres instrumentos van siempre juntos, como un solo paquete, porque tienen dependencia técnica entre sí: sin las fichas de valoración no se puede construir el catálogo.
Clasificación y Estructura Documental
Publico: Cuadro General de Clasificación Archivística. Privado: Mapa de taxonomia y arquitectura de carpetas para archivos físicos y digitales.
Valoración y Legitimidad
Publico: Fichas Técnicas de Valoración (Valores, administrativos, legales y fiscales, informativos, evidenciales y testimoniales) Privado: Matriz de valores legales, fiscales y comerciales.
Políticas de Retención y Baja (RRS)
Publico: Catálogo de Disposición Documental (CADIDO). Privado: Records Retention Schedule para normar qué se conserva, qué se destruye y cuándo.
Cómo lo trabajamos
Ofrecemos el mismo servicio en tres modalidades, para que elijas el nivel de acompañamiento que necesitas:
- 1
Capacitación
Formamos a tu personal directivo y operativo en la Ley General de Archivos (LGA) y metodologías internacionales de Records Management, dotándolos del conocimiento para implementar y operar el sistema de forma autónoma.
- 2
Asesoría y Acompañamiento
Acompañamiento técnico mientras tu equipo ejecuta: auditamos los avances, resolvemos dudas operativas o normativas y validamos que cada instrumento cumpla con las exigencias legales e institucionales.
- 3
Ejecución Llave en Mano
Nos hacemos cargo de todo el proceso de principio a fin: realizamos el levantamiento e inventario físico/digital, construimos la estructura y políticas de retención, y entregamos el sistema listo para operar. Capacitamos y acompañamos al personal.
Para quién es
Instituciones y dependencias públicas
Obligadas por la Ley General de Archivos a contar con instrumentos archivísticos formales y su Sistema Institucional de Archivos instalado — este servicio resuelve un requisito legal directo.
Empresas privadas
Organizaciones que buscan implementar un modelo formal de Records & Information Management (RIM). Normamos el ciclo de vida de tus documentos con políticas de retención (RRS), reducimos riesgos en auditorías fiscales o de privacidad de datos (LFPDPPP) y optimizamos la localización de expedientes físicos y digitales.
Preguntas frecuentes
- Es la ley mexicana que regula la organización, conservación y disposición de los archivos de instituciones públicas. Obliga a las dependencias del sector público a contar con instrumentos archivísticos formales (Cuadro General de Clasificación, Catálogo de Disposición Documental, entre otros) y con su Sistema Institucional de Archivos instalado; las organizaciones privadas no están obligadas por esta ley específicamente, pero enfrentan el mismo problema de fondo de gestión de la información.
- Exposición a observaciones de auditoría y de los órganos de control, y falta de respaldo jurídico para sustentar cuánto tiempo se conservó un documento o por qué se eliminó, cuando se te pida rendir cuentas. La valoración documental y los instrumentos de archivo son justamente el respaldo que resuelve esto.
- Es el análisis, con respaldo jurídico, que determina qué documentos debe conservar tu institución, por cuánto tiempo, y cuándo se pueden eliminar de forma legalmente segura.
- El núcleo del Sistema Institucional de Archivos son tres instrumentos que se entregan juntos, por dependencia técnica entre ellos: las Fichas Técnicas de Valoración Documental, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. De forma opcional puedes agregar inventarios documentales, manuales de procedimientos y políticas de consulta y control — todo conforme a la Ley General de Archivos, cuando aplica.
- Porque el costo no depende de la obligación legal — depende de cuánto tiempo pierde tu equipo buscando información y de qué tan expuesta está tu organización por no tener controles claros de acceso y conservación de documentos. Es lo mismo que ya hacen de forma estándar muchas empresas estadounidenses y que en México todavía se trata como algo opcional.
- No. La falta de gobierno de la información afecta igual al archivo físico y a los documentos digitales — contratos, facturas o expedientes dispersos entre correos, carpetas compartidas y sistemas distintos tienen el mismo problema de fondo que las cajas de archivo sin clasificar. Nuestra consultoría cubre ambos.
- Servicios de Archivística es consultoría: te ayudamos a definir cómo debe organizarse, valorarse, controlarse y conservarse tu información, física y digital. Resguardo de Archivo es guarda física: una vez que sabes qué conservar, te ofrecemos el espacio para guardarlo con seguridad. Muchas instituciones usan ambos servicios en conjunto.
- Sí, con una excepción. La valoración documental, la auditoría, los inventarios, los manuales de procedimientos y las políticas de consulta y control se pueden contratar por separado. El único bloque que no se divide es el núcleo del Sistema Institucional de Archivos, porque sus tres instrumentos dependen técnicamente uno del otro. Cualquiera de estas piezas se trabaja en la modalidad de capacitación, asesoría o ejecución que prefieras.